Meilleurs outils de travail à distance pour les entreprises

La pandémie de COVID-19 a changé notre façon de vivre, de travailler et de communiquer. Alors que les choses sont revenues à la normalité, certaines entreprises ont choisi de maintenir le structure du travail à distance. Même notre agence de conception Website à Raleigh a adopté l’environnement de travail à distance – et nous prospérons. C’est pourquoi nous partageons nos outils de travail à distance préférés pour les équipes qui ont changé la donne.

Créer votre écosystème distant

Si la majorité de votre entreprise est hors ligne ou dans un environnement en experience à encounter, vous devez vous assurer que vous disposez de l’infrastructure en spot pour faciliter les opérations et la communication en ligne, à la fois avec votre équipe et vos purchasers. Les entreprises qui ne sont pas suffisamment préparées pour maintenir une équipe de travail à distance peuvent constater que leur productivité diminue, tandis que le risque de cyberattaques et de violations de données augmente. Ce sont les meilleurs outils de travail à length pour garder votre équipe motivée et vos informations en sécurité !

Ordinateur fiable

Sans surprise, le numéro un sur notre liste est un ordinateur ! La plupart des entreprises comptent sur les ordinateurs pour faire leur travail. Imaginez que vous essayez de travailler ou de télécharger des fichiers volumineux sur un ordinateur portable obsolète. Si votre lieu de travail passe à un environnement de travail à domicile, vous avez besoin d’un ordinateur portable ou de bureau capable. Faites en sorte que votre entreprise fournisse un appareil afin que vous puissiez maintenir votre productivité. Ou, si ce n’est pas une solution, investissez dans un ordinateur transportable ou de bureau fiable.

Lorsque vous vérifiez si votre ordinateur est à la hauteur pour gérer vos tâches de travail à length, vérifiez les fonctionnalités suivantes de votre appareil :

RAM

La mémoire vive (RAM) de l’ordinateur est l’un des facteurs les plus importants pour déterminer les performances de votre système. La RAM donne à vos programs un lieu de vie. La plupart des fonctions de travail regular peuvent être facilement exécutées avec 4 Go de RAM Cependant, si vous travaillez avec de nombreux programmes de conception et des logiciels volumineux, vous devriez envisager un appareil avec au moins 16 Go de RAM. En général, in addition la RAM est rapide, in addition la vitesse de traitement est rapide, ce qui améliore la productivité.

Puissance de calcul

Le gigahertz, ou GHz en abrégé, est une unité de traitement qui mesure le temps nécessaire à une tâche pour se terminer. Un GHz in addition élevé indique un processeur furthermore rapide. Pour les e-mails et la navigation de base, 2,4 GHz à 3, GHz devraient suffire. Si vous travaillez avec de nombreux programmes, vous devriez envisager 4, GHz.

Stockage

La taille du disque dur devrait également être un facteur dans la recherche de l’ordinateur parfait pour votre travail. Un ordinateur de bureau ou un ordinateur moveable avec un SSD ou un disque SSD d’au moins 500 Go devrait suffire. Cependant, si vous travaillez avec des fichiers volumineux et avez besoin de plus de stockage, vous devriez envisager 1 To ou 2 To.

Connexion Internet haut débit

Vous voudrez également vous assurer que votre connexion Internet est solide. Après tout, gérer une entreprise en ligne signifie que vous devez réellement être en ligne, et la dernière chose que vous voulez est de perdre votre connexion juste avant ou pendant un appel de vidéoconférence avec un client ou votre équipe ou qu’une connexion inégale transforme un 30- tâche d’une minute en une tâche de 2 heures. Pour améliorer la fiabilité et la vitesse de votre connexion, essayez ces étapes :

• Assurez-vous que votre routeur est situé au centre ou que vous disposez d’un prolongateur de signal pour vous assurer que vous êtes connecté, peu importe où se trouve votre bureau à domicile.
• Minimisez l’utilisation de l’appareil pendant que vous travaillez. Si plusieurs appareils sont en ligne en même temps, cela peut ralentir votre vitesse.
• Mettez à niveau votre forfait Net si nécessaire vers une vitesse furthermore rapide.

Systèmes de conversation

Même si vous et votre équipe êtes séparés, cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas tous vous réunir pour des réunions ou que vous ne pouvez pas vous asseoir avec des clientele en confront à face. Mettre en put un système de conférence téléphonique et vidéo en ligne, comme 8×8 ou AnneauCentral, car ceux-ci offrent l’accessibilité mobile et le partage d’écran. De cette façon, tout le monde peut se connecter où qu’il se trouve et participer à la conversation.

Si vous préférez un itinéraire furthermore économique, il existe également des plateformes de visioconférence comme Zoom ou Google Fulfill.

Outils de chat d’équipe

La partie la additionally difficile de la configuration de votre entreprise en ligne consiste à vous assurer que les lignes de conversation sont ouvertes entre les membres de votre équipe. Pour faciliter la conversation entre vos entreprises, il existe plusieurs outils en ligne que vous devriez ajouter à votre arsenal, comme Mou ou Skype. Ces outils de chat donnent presque l’impression que vous pouvez vous promener jusqu’au bureau de votre coéquipier et y poser une problem rapide.

Application de calendrier collaboratif

Un autre défi d’être éloigné de votre équipe et de vos clients est de planifier des réunions. Avec un calendrier basé sur le cloud que vous pouvez partager avec d’autres, vous pouvez mettre des réunions sur les calendriers des membres de votre équipe, vos shoppers peuvent bloquer des heures pour les consultations et les rendez-vous, et toutes les personnes impliquées savent ce qui se passe. Cela élimine les erreurs de conversation des rendez-vous ainsi que les réunions à double réservation. Hubspot est un superb outil pour cela, auto il suggest des calendriers de réservation et d’autres fonctionnalités qui facilitent la vie en ligne !

Outils de gestion de projet

Avoir un logiciel de gestion de projet améliore la conversation, la responsabilité et l’organisation lorsqu’il s’agit de la réalisation de projets et de tâches par votre équipe. Avec vos employés travaillant à distance, le bon système de gestion de projet vous permet, à vous et à vos responsables, de définir des tâches et des projets, de leur attribuer des dates d’échéance et de créer des flux de communication liés à chaque tâche. Tout le monde est en mesure de voir l’état d’un projet et sait qui en est responsable, donc s’il y a des questions ou des préoccupations, l’information est là.

Certains des outils de gestion de projet les furthermore populaires sont Jira, Basecamp, Trello, Asana, Monday ou Teamwork. Il existe tellement de plates-formes différentes qui offrent des fonctionnalités similaires qu’il faudra peut-être un peu de temps pour trouver la resolution idéale pour vous et votre équipe.

Stockage de fichiers basé sur le cloud

Avec la gestion des paperwork basée sur le cloud, vous et votre équipe pouvez créer des documents et télécharger des fichiers et y accéder by using votre navigateur. Les employés peuvent modifier des informations, laisser des commentaires et collaborer depuis le monde entier. Vous pouvez également mettre à jour les paramètres de partage pour permettre aux shoppers ou aux fournisseurs d’accéder aux files et aux fichiers. Grâce aux modifications visibles en temps réel, vous n’avez jamais à vous soucier d’envoyer par e-mail à quelqu’un un doc Phrase obsolète. Google Docs, Microsoft 365 et Dropbox sont toutes des solutions populaires et abordables pour votre entreprise.

Gestion de la relation client (CRM)

Lorsque votre équipe travaille à length, il est facile de perdre des informations sur un shopper, d’oublier de suivre un prospect ou de ne pas partager des informations clés avec toute l’équipe. Un autre de nos outils de travail à distance préférés est un programme de gestion de la relation shopper.

La mise en place d’un outil de gestion de la relation shopper (CRM) facile à utiliser, comme HubSpot, vous permet de partager des informations sur les clientele, de suivre les potential clients, de suivre les communications et d’établir des relations avec vos clients à partir d’une seule plateforme. La plupart des CRM incluent :

• Gestion des contacts customers
• Gestion des prospective customers pour savoir où se trouve chaque prospect dans votre pipeline ou votre entonnoir de vente
• Prévision des ventes
• Rapports et tableaux de bord des ventes
• Analyse des sources de leads
• Messagerie instantanée et communications des employés
• Synchronisation des e-mails
• Téléchargements de fichiers et de contenu

De additionally, les CRM modernes vous permettent d’intégrer votre automatisation marketing and advertising afin que tous les détails de vos clients soient au même endroit.

Automatisation du marketing

Vous devez être en mesure d’atteindre vos customers potentiels et existants, tout en atteignant de nouveaux potential clients, et l’automatisation du marketing and advertising vous permettra de le faire de manière efficace et efficiente. Grâce à une plateforme exclusive, vous pouvez envoyer des newsletters partageant les mises à jour de statut de votre entreprise, publier sur les réseaux sociaux et créer des pages de location afin de capturer de nouveaux potential clients.

Tout aussi crucial, vous pouvez obtenir des données mesurables de votre logiciel de marketing qui vous montrent ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas, et vous donne un aperçu précieux de vos consumers et prospects. De plus, avec HubSpot, vous pouvez connecter votre automatisation à votre CRM et disposer de toutes vos données dans un emplacement incroyablement pratique.

Outil de création de propositions et d’accords en ligne

Nous vous recommandons de configurer un outil de création de proposition en ligne avec des capacités de signature numérique. Certains des outils fournissent des analyses avancées et alertent votre représentant commercial lorsqu’un prospect analyze ses files.

Un outil moderne de création d’accords peut être connecté à votre CRM et capable de traiter le paiement en ligne. Nous recommandons Doc Panda et Proposer. Les deux se connectent à HubSpot et peuvent automatiser votre processus interne d’approbation et de vente des contrats.

Outils de comptabilité et de facturation en ligne

Même avec une grande partie de vos opérations en panne, vous avez encore des dépenses à suivre – paie, loyer pour votre bureau, and so on. que vous devez enregistrer, et si vous êtes toujours en mesure de fournir des solutions ou d’accepter le paiement des solutions prévus dans le l’avenir, vous devez être en mesure d’envoyer des factures. Une fonction vitale pour toute entreprise est le suivi des factures et de la masse salariale.

Pourquoi est-ce l’un de nos outils de travail à distance préférés ? La comptabilité basée sur le cloud inclut la possibilité d’envoyer des factures qui incluent un bouton “Payer maintenant” afin que les customers puissent simplement payer par carte de crédit. La combinaison de ces deux fonctions vous permet de conserver vos dossiers financiers et d’être payé facilement afin que vous puissiez obtenir des revenus quasi immédiats, ce qui est essentiel en ce instant alors que les affaires peuvent être maigres. QuickBooks en ligne est l’une des solutions les furthermore populaires car vous pouvez payer des factures, soumettre des bulletins de paie et suivre les informations fiscales en un seul endroit, ainsi que tenir vos registres et envoyer des factures.

Website Web d’entreprise ou web-site Website de commerce électronique

Maintenant qu’un additionally grand nombre de vos opérations sont en ligne, davantage de personnes visiteront votre web site Internet pour obtenir des informations ou pour vous contacter. Un internet site obsolète et lent, difficile à naviguer et unattainable à mettre à jour rendra les opérations en ligne furthermore difficiles. Il est peut-être temps pour une refonte du internet site Net.

Envisagez de passer à un système de gestion de contenu, comme un internet site Website WordPress. WordPress facilite la mise à jour de votre web site Website pour tenir vos purchasers informés de tout changement au sein de votre entreprise tout en ajoutant un attrait visuel grâce à des photos, des vidéos et une navigation propre.

Votre web page Net doit être connecté à votre CRM et à votre système téléphonique pour automatiser votre processus de traitement et de distribution des prospective clients.

Provider d’hébergement de web page World-wide-web

Votre web-site World wide web contient les informations dont votre shopper a besoin, mais vous avez besoin d’un support d’hébergement Net sûr et sécurisé pour vous assurer que votre web page est réellement disponible en ligne et accessible. Bien qu’il existe d’innombrables selections d’hébergement disponibles, vous devez vous assurer que vous choisissez un plan qui sauvegarde fréquemment vos données en cas de panne, résout rapidement les problèmes et, si vous êtes sur un serveur partagé, votre site est suffisamment de ressources pour assurer son bon fonctionnement et sa rapidité.

Company d’hébergement de messagerie

Les e-mails seront probablement votre principale forme de conversation au cours des prochaines semaines (ou mois), vous voulez donc un système sur lequel vous pouvez compter pour obtenir ce dont vous avez besoin et filtrer ce dont vous n’avez pas besoin. Avoir un bon fournisseur de messagerie en ligne qui vous permet de rester en get hold of de n’importe où, s’intègre à vos systèmes CRM et de gestion de projet et filtre les spams est essentiel pour une interaction cohérente.

Outils de télécopie en ligne

Bien que la télécopie ne soit plus une méthode de communication courante, il y a des moments où elle est encore nécessaire, comme avec des documents juridiques ou financiers. Fondamentalement, tout doc que vous pouvez envoyer par e-mail, comme les files Term et PDF, peut être envoyé à un télécopieur. En règle générale, vous vous connectez à un compte by way of eFax ou une plate-forme similaire, entrez le numéro de fax et le destinataire, saisissez un message à utiliser comme website page de garde, joignez vos documents, puis envoyez-le. Il s’imprimera comme un fax typical.

Dernier mot : meilleurs outils de travail à length pour les entreprises

Passer d’un environnement de bureau à une équipe distante peut être difficile, mais avec la bonne infrastructure en location, cela ne devrait pas prendre de temps du tout. Un ordinateur, un internet site Website d’entreprise et un hébergement fiable sont le strict least pour les équipes de travail à length. Si vous avez besoin d’aide pour configurer ces services ou si vous avez des issues sur l’amélioration de vos opérations commerciales à length, contactez notre agence de conception de websites World wide web !